En règle générale, une conférence est organisée dans un lieu où les personnes se trouvent physiquement afin de :

  • soit dans un but d’information telles que les découvertes médicales, scientifiques ou autres
  • soit dans le but de débattre sur des sujets dits « importants »

Quel qu’en soit le sujet (on a déjà travaillé pour des casinos en ligne sur des thématiques de jeux gratuits de machines a sous ou encore pour des séminaristes sur des sujets très variés)  une conférence demande généralement une préparation longue et rigoureuse. Notamment pour réunir dans un même lieu des personnes ou des groupes de personnes expertes dans leurs domaines qui ont très souvent des emplois du temps très chargés. Lorsque la sécurité, comme lors de ce qui a été organisé en décembre dernier à Paris sur l’environnement, demande des mesures drastiques.

Néanmoins, malgré les éléments évoqués précédemment, il y a bien évidemment ce qui se rapporte à la logistique interne de la salle de conférence. Pour ne citer que quelques exemples tels que le pupitre, élément central qui permet à chaque intervenant de s’adresser à l’assemblée, des moyens vidéo, audio,… (Dans certains cas, il peut être judicieux de prévoir des éléments en double. Imaginons par exemple une chute, qui aurait pour conséquence de casser ou endommager le pupitre)

Acheter un pupitre pourrait paraître un acte simple. Outre le fait qu’il soit équipé de micros, d’un support ou tablette pour y déposer des discours ou les notes de chaque conférenciers, d’un point déclairage,…, il porte sur sa face avant des éléments clés comme la ou les date(s), un logo et le sujet traité. D’ou un choix stratégique pour acheter un pupitre lorsque des extraits peuvent faire l’objet de relais par le biais des médias pouvant être mondiale.

Les règles et critères d’organisations n’étant pas exhaustifs, le sujet de l’organisation de ce type d’événement reste bien évidemment le cœur, mais l’environnement dans lequel il va se dérouler doit donner et permettre à chacun d’y trouver des éléments logistiques exemplaires. C’est aussi l’image des organisateurs voire d’un pays.